Het leiden van een notarispraktijk brengt vele verantwoordelijkheden en verplichtingen met zich mee. Als jonge kandidaat-notaris heb ik, Michel Kuijpers, een unieke kans gekregen om een nieuw notariskantoor mee op te zetten. Het notarisambt houdt meer in dan slechts een civielrechtelijke virtuoos zijn binnen een van de rechtsgebieden. Ondernemerschap krijgt daarom terecht steeds meer aandacht binnen de beroepsgroep.
Goed ondernemerschap heeft dan ook direct zijn weergave op verschillende facetten van een succesvol bedrijf en dus een succesvolle notaris. Van bedrijfsvisie tot kwaliteitsmanagement tot klantenbinding tot personeelsmanagement. Het een kan niet zonder het ander. Een chef-kok zorgt er immers ook voor dat de verhoudingen van zijn Signature-dish dik in orde zijn om zo perfectie te bereiken.
Wat komt er eigenlijk kijken bij een ‘startup’ notariskantoor, zoals dat tegenwoordig zo prachtig heet. Van iets ogenschijnlijk kleins zoals het bestellen van aktepapier tot het werken in interdisciplinair verband. Is aktepapier bestellen nou zo speciaal, hoor ik u denken. Kijkt u eens in artikel 41 lid 2 Wet op het notarisambt, de Verordening aktepapier, het Reglement aktepapier en het Reglement beeldmerk. Al deze wet- en regelgeving speciaal voor het papier waarop de akte wordt afgedrukt. Ogenschijnlijk eenvoudige zaken zijn soms complexer dan je op het eerste gezicht zou vermoeden.
In dit artikel ga ik nader in op het werken in interdisciplinair verband. Het notariskantoor dat ik mede opzet heeft een interdisciplinair samenwerkingsverband met een belastingadvieskantoor. Aan deze samenwerking zijn vele voordelen verbonden, zoals de mogelijkheden tot specialisatie en het delen van specialistische kennis. Daarmee wordt de algehele dienstverlening naar een hoger niveau getild, hetgeen voordelen voor de cliënt oplevert. Ook in de samenwerking zijn er echter aspecten in relatie met het notarisambt die blijvend aandacht behoeven en moeten worden geëvalueerd. Onder meer de onafhankelijkheid, onpartijdigheid, geheimhoudingsplicht, derdengelden en aansprakelijkheid moeten zijn gewaarborgd.
Onafhankelijkheid
Van een notaris wordt verwacht dat hij zich onafhankelijk opstelt. Dit geldt zowel intern als extern. Daarmee wil ik zeggen dat beïnvloeding van binnenuit op de loer kan liggen bij interdisciplinaire samenwerkingsvormen of notarissen onderling, maar ook door externe partijen. Een notaris die veel opdrachten via één tussenpersoon krijgt, kan een afhankelijkheidsrelatie ontwikkelen ten opzichte van deze tussenpersoon, waardoor de notaris zich mogelijk genoodzaakt voelt om wat volgzamer te zijn bij deze tussenpersoon. Het is van belang dat een notaris in zijn beoordeling op dossierniveau los staat van de harde bedrijfseconomische wetten en zich niet laat opleggen of al dan niet dienst wordt verleend.
Om daar in een interdisciplinair samenwerkingsverband handvatten aan te geven moet nagedacht worden over de organisatorische inrichting van het kantoor. Notarissen moeten een eigen tak hebben in de structuur van een onderneming, waarin duidelijk omschreven is dat doorslaggevende zeggenschap toekomt aan de notaris ten aanzien van zijn ambtsuitoefening. Een recente uitspraak geeft weer dat het daadwerkelijke handelen van de notaris uiteindelijk doorslaggevend is of er sprake is van aantasting van de onafhankelijkheid en zelfstandigheid. De kracht zit hem dan naar mijn mening ook in de integriteit, zelfverzekerdheid en ook wel een beetje de eigenwijsheid van de betreffende notaris.
Onpartijdigheid
Dat een notaris onpartijdig moet zijn is bekend. Het is denkbaar dat de notaris in interdisciplinair samenwerkingsverbanden in een grote transactie wordt gevraagd juridische dienst te verlenen voor één partij. Grote (internationale) commerciële partijen zijn het gewend om een adviseur in te schakelen die adviseert in hun belang. Bij dit soort transacties moet een notaris heel voorzichtig te werk gaan en naar buiten duidelijk kenbaar maken op te treden als partij-adviseur. De notaris moet rekening houden met eventuele juridische onkunde en feitelijk overwicht van de betrokkenen. Als de wederpartij ook een partij-adviseur in de arm heeft genomen, is hier al minder snel sprake van. Daarnaast kan de notaris ook betrokken worden bij een transactie waarin een kantoorgenoot van een ander specialisme een rol heeft gespeeld als partijdig adviseur. De notaris moet op dossierniveau beslissen of hij zich moet onthouden van dienstverlening om schijn van partijdigheid te vermijden of toch dienst verleent in het geval dat partijen daar uitdrukkelijk mee instemmen.
Geheimhoudingsplicht
In de samenwerking tussen de notaris en belastingadviseurs moet aandacht zijn voor de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht. Om de geheimhoudingsplicht te waarborgen moeten verschillende maatregelen worden genomen. Hierbij wordt met name gedacht aan regels die betrekking hebben op dossiervorming, een gescheiden dossier- en financiële administratie, een gescheiden archief en de uitsluitende toegankelijkheid van notariële bestanden voor het notariaat (de zogenaamde 'Chinese walls').
Verschoningsrecht
Ook het verschoningsrecht van de notaris behoeft extra aandacht, aangezien voor belastingadviseurs geen verschoningsrecht geldt. Door het verschoningsrecht kunnen cliënten vrijelijk met de notaris spreken, zonder vrees voor openbaarmaking. Zelfs de rechter, het OM en de Belastingdienst kunnen een notaris niet dwingen vertrouwelijke informatie over zijn cliënten te onthullen. Het vertrouwelijke karakter van het gesprek tussen de cliënt en de notaris is kenmerkend voor het verschoningsrecht. Hoewel door het samen optrekken van notarissen en belastingadviseurs aan de cliënt op zeer hoog niveau dienst wordt verleend, ontbreekt dit vertrouwelijke karakter in een gecombineerd gesprek en verhindert dat ook het verschoningsrecht van de notaris. Cliënten moeten hierop worden gewezen voorafgaand aan het gesprek en dan ook zelf de keuze maken of het verschoningsrecht voor hen zwaarder weegt dan hoge efficiency en kwalitatief hoge dienstverlening.
Derdengelden
Uitsluitend de notaris behoort het beheer van en de beschikking te hebben tot de derdengeldenrekening, waarop gelden van cliënten zijn gestort. Dit is eenvoudig te bewerkstelligen in interdisciplinaire samenwerking. De notaris is namelijk de houder van de derdengeldenrekening. Verder dient de notaris zich te houden aan art. 25 Wet op het notarisambt. Hierin is een regeling opgenomen die cliënten beschermt die gelden aan de notaris toevertrouwt in het kader van een transactie via de notaris.
Aansprakelijkheid
Tot slot de aansprakelijkheid van de notaris. Als er beroepsfouten gemaakt worden door kantoorgenoten is de notaris hier in beperkte mate wel aansprakelijk voor. In samenhang met hetgeen hiervoor is geschreven over derdengelden zijn de gelden van cliënten op de derdengeldenrekening in ieder geval veilig voor eventuele claims. Wel moeten de notarissen en belastingadviseurs nadenken over hun beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en). Hierin moet aandacht worden besteed aan een claim die wordt neergelegd bij het samenwerkingsverband als geheel. Wat de notaris op grond van beroeps- en gedragsregels niet is toegestaan, mag hij ook niet accepteren van kantoorgenoten. De regels uit de wet en de Verordening IDS 2015 moeten dan ook door een ieder worden gerespecteerd.
Dat gezegd hebbende levert de samenwerking met specialisten van andere disciplines – met inachtneming van een aantal aandachtspunten – een grote meerwaarde op voor cliënten. Om te blijven spreken in termen van de chef-kok is het een mooi streven om verschillende specialismen samen te brengen en samen te werken voor een ‘Michelin ster’ waardig kantoor in de dienstverlenende sector.
Bron: J.C.H. Melis & B.C.M. Waaijer, De Notariswet, Deventer: Wolters Kluwer 2019